19 Ideias para Optimizar o Seu Calendário de Salões de Cabeleireiro Em 2025

Gerir um salão de cabeleireiro com sucesso leva muito tempo e esforço, e depende muito da forma como se optimiza o calendário do seu salão.

Equilibrar os horários de vários estilistas com diferentes conjuntos de competências e garantir que o seu calendário de reservas se mantém livre de falhas pode ser um desafio até para os melhores gestores de salão. Sem as ferramentas certas, o seu calendário de salão de cabeleireiro pode rapidamente tornar-se um pesadelo.

Vejamos algumas soluções sobre como gerir eficazmente o calendário do seu salão e conduzir melhores resultados com menos trabalho manual.

19 Ideias para Optimizar o seu Calendário de Salão

1. Escolha Sabiamente as Suas Faixas de Tempo

Os salões de cabeleireiro não vendem cortes de cabelo, eles vendem tempo!

Antes de avançar, a primeira coisa a considerar no desafio de optimização do calendário do seu salão de beleza é certificar-se de que usa faixas de tempo consistentes no seu calendário para reservar os seus serviços.

Recomendamos que se mantenha com faixas horárias fixas de 15 minutos, portanto 15, 30, 45, 60, etc. Isso irá ajudá-lo a reduzir as lacunas improdutivas no calendário do seu salão, como por exemplo, 10 ou 20 minutos aleatórios aqui e ali.

2. Comece a Usar o Software de Programação de Salões de Cabeleireiro

Nos salões de cabeleireiro, as coisas mudam rapidamente, e a gestão empresarial envolve saber sempre o que se passa. Sim, o seu objectivo é manter o seu calendário cheio mas, para manter isso a longo prazo, precisa de ter tempo para trabalhar com o seu pessoal, cuidar dos seus clientes, bem como procurar eficiências comerciais.

Poupe algum stress e introduza um pouco de automatização e utilize software de gestão de cabeleireiro para o ajudar a optimizar o seu calendário.

Com uma aplicação móvel de salão, terá sempre acesso à sua agenda, à marcação de consultas dos clientes e poderá verificar o desempenho comercial do seu salão sempre que quiser, onde quer que esteja.

Pode responder instantaneamente às suas necessidades de calendário: alterar o horário de trabalho do pessoal, adicionar mais marcações de clientes, reagir a cancelamentos tardios, tratar proactivamente de tempos lentos. Acabaram-se as lacunas no seu calendário e as oportunidades perdidas.

Manter todas as suas informações unidas numa única aplicação também tornará mais fácil apontar quaisquer problemas e lidar com eles rapidamente.

3. Activar a Reserva Online

Demasiados pedidos de reserva? Não o sabemos todos?

Porque não deixa os seus clientes tratarem eles próprios das suas necessidades de reserva!

Ofereça reservas online gratuitas no seu website de salão de cabeleireiro, redes sociais, ou Google My Business, disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Quem não adora a liberdade de marcação de marcações quando quer, em vez de trabalhar à volta das suas agendas ocupadas?

Ao reservar on-line os seus clientes terão mais tempo para verificar a sua disponibilidade, evitando futuros cancelamentos e reagendamentos. Poderão também preencher um formulário de pré-tratamento, marcar marcações recorrentes, ou fazer marcações de grupo.

Com a reserva online, a sua equipa não precisará de stress por causa de chamadas perdidas e pode concentrar-se nos seus clientes, poupando a sua energia para o serviço que estão a prestar. Isto também pode libertar a sua recepcionista (se tiver uma) para ajudar com outras tarefas.

As funcionalidades de auto-reserva, reprogramação e cancelamento de reservas online do cliente podem poupar-lhe muito tempo e recursos.

4. Enviar Confirmações de Marcação e Lembretes de Visita

Cancelamentos tardios e não-comparências podem criar lacunas no seu calendário de salão que para si não são mais do que perda de receitas. A utilização de SMS ou de confirmações de marcação e lembretes por e-mail pode facilmente ajudá-lo a reduzir essas perdas em até 70%!

Quando envia aos seus clientes lembretes de visita (por exemplo, 24 ou 48 horas antes da sua marcação) eles podem confirmar, cancelar ou remarcar facilmente utilizando a sua aplicação de salão, dando-lhe a oportunidade de preencher o espaço de tempo com outros clientes.

Além disso, observe o tempo que poupará ao substituir o seguimento das suas marcações manualmente por emails, chamadas, ou mensagens de texto cliente a cliente pela sua recepcionista.

5. Criar Uma Lista de Espera

Muitos salões de cabeleireiro debatem-se com a forma de agendar compromissos de cabelo quando o seu negócio já está totalmente reservado ou alguém deixa uma lacuna ao cancelar de última hora, e esta é uma solução.

Além de permitir que os seus clientes marquem consultas regulares online, é uma boa ideia criar um sistema para os clientes marcarem um serviço no caso de alguém cancelar no último minuto ou de o seu cabeleireiro ter uma abertura.

Embora pudesse fazer isto à moda antiga com uma caneta, papel, e uma tonelada de chamadas telefónicas, isso não vai optimizar a sua agenda ou poupar-lhe muito tempo.

Se tiver um cancelamento ou uma não comparência, pode voltar a encher a sua agenda tendo uma lista de espera automática configurada na sua barbearia ou software de salão de beleza que envie uma mensagem às pessoas, oferecendo-lhes a oportunidade de marcarem rapidamente um encontro durante aquele horário recém-aberto. Se não marcarem, contacta a próxima pessoa na lista de espera.

Isto reduz muito a quantidade de danos que as não-comparências podem fazer ao resultado final do seu salão de cabeleireiro.

6. Conta para as Pausas e Reserve os Seus Recursos

O seu salão de beleza funciona sem problemas devido à equipa de pessoal dedicado que trabalha arduamente para dar a cada cliente um excelente serviço.

O software de programação do salão permite-lhe a si e ao seu pessoal gerir os seus horários e definir pausas de tempo extra, tempo de folga, licenças de doença, etc. quando necessário, respeitando o tempo já reservado aos seus clientes.

Ao configurar os seus serviços pode também incluir algum tempo bloqueado para coisas como limpeza e higienização, verificações de equipamento de salão.

Deve também pensar em permitir que alguns dos seus recursos sejam reservados automaticamente quando necessário para um determinado serviço, por exemplo, uma sala, ou algum outro equipamento de salão, para garantir que não haja conflitos de horários ou surpresas, que terão de ser resolvidos em frente dos seus clientes.

7. Priorizar a Reserva em Horário Lento Antes das Horas de Trabalho

Para ter a certeza de que não tem lacunas no seu calendário de marcações, tente primeiro reservar os clientes durante os tempos mais lentos sempre que possível.

O software optimizado de salão de cabeleireiro e spa pode fazer isto por si e pode ajudá-lo a identificar e gerir estes períodos mais lentos, mostrando-os como "disponíveis" primeiro quando os clientes reservam on-line. Dessa forma, preencherá o seu calendário com reservas de volta para trás.

Poderá também abrir gradualmente o seu calendário para reservas online, o que é óptimo para novos salões de cabeleireiro que não queiram mostrar um calendário vazio a potenciais novos clientes.

8. Seja Mais Eficiente com os Seus Serviços de Salão de Cabeleireiro

Considerar a possibilidade de agendar serviços mais pequenos, tais como cortes ou guarnições durante compromissos mais longos ou a realização de caminhadas nestas alturas. Desta forma, cada estilista tem tempo para completar estas marcações enquanto espera que um processamento químico ou a cor de outro cliente termine.

Uma forma inteligente de gerir janelas de tempo de processamento é adicioná-lo ao seu tempo de serviço no seu software de salão de beleza e unhas, que o tornará disponível para marcação no seu calendário para outros clientes.

Quando decidir sobre a sua oferta de serviços de salão de beleza, inclua variações, por exemplo, cabelo curto, médio e comprido, diferencie a cor completa de apenas destaques, etc.

Isso permitir-lhe-á contabilizar melhor o tempo que os seus clientes passarão na cadeira e utilizar melhor o seu calendário de salão.

9. Complementos Upsell Dentro dos Serviços

Vender serviços adicionais a clientes sentados na sua cadeira pode não chegar facilmente a todos. Porque não oferecer a opção de acrescentar serviços adicionais durante a reserva online do serviço principal?

Os seus clientes terão tempo para considerar os benefícios do serviço adicional, por exemplo, condicionamento profundo, ver o preço à partida (sem perguntas desconfortáveis sobre o preço!), e estarão mais dispostos a actualizar o seu serviço. Desta forma, aumentará os lucros do seu salão e fará com que o seu calendário de salão seja reservado de forma mais eficiente.

10. Adopte Políticas de Cancelamento e de Não Comparência

A maioria das empresas da indústria da beleza têm uma política de cancelamento e de não-comparência para desencorajar que isto aconteça. Também dá às empresas, gestão e clientes uma ideia clara do que acontecerá se for necessário alterar ou cancelar compromissos de serviço no último minuto.

Não tenha medo de pedir um cartão de crédito para garantir o lugar de alguém para reservas complexas ou múltiplos serviços - pode configurar o seu software de cabeleireiro para o fazer no momento de uma reserva. Pode também configurá-lo para que os clientes vejam e concordem com a política de cancelamento quando efectuam a reserva, cortando os cancelamentos e a confusão mais tarde.

Para mais ideias, consulte o nosso artigo sobre políticas de cancelamento de salões de cabeleireiro.

11. Conta para Walk-ins

Se o seu salão de cabeleireiro estiver numa zona de muito tráfego, certifique-se de que contabiliza os walk-ins. Pode querer ter um sistema a funcionar (por exemplo, auto-controlo) ou deixar alguns espaços de tempo livres para estes clientes de última hora.

Se for um fenómeno constante, pode até querer adicionar um membro extra do pessoal durante as horas mais agitadas do dia ou da semana.

Lembre-se que ainda pode oferecer auto-atendimento aos seus walk-ins. Mantenha alguns códigos QR no balcão da recepção, que o seu cliente walk-in pode rapidamente digitalizar e verificar se há algum espaço livre para marcar uma consulta no local.

12. Mantenha a Informação e o Histórico dos Seus Clientes Actualizados

Se quiser enviar lembretes de marcação, terá de manter actualizadas as informações de contacto de todos.

Os salões de cabeleireiro também mantêm frequentemente registos do histórico de marketing e compras, bem como dos serviços de cabeleireiro que os seus clientes receberam.

Pode ter estas informações integradas no seu sistema de gestão de salões de cabeleireiro e ajudar-se a optimizar o seu calendário enviando lembretes de marcação de consulta.

Ao ter o histórico de compras do seu cliente disponível durante o checkout, pode também oferecer-lhes alguns produtos que tenham comprado anteriormente, etc.

Os estilistas podem também utilizar isto para verificar os detalhes de visitas anteriores ou novas notas de clientes adicionadas durante a reserva online, e planear em conformidade, poupando tempo.

13. Utilizar Ferramentas de Marketing

Também pode automatizar algumas das suas actividades de marketing e utilizar software de salão e spa para enviar mensagens SMS promocionais, realizar campanhas de marketing automatizadas, enviar vouchers de aniversário ou de férias especiais, ou boletins informativos de salão.

O software do seu salão pode também enviar automaticamente notas de agradecimento e inquéritos após um compromisso, curando o feedback do cliente para que possa responder em privado a críticas negativas mas encorajando automaticamente os clientes a partilhar as positivas no Google My Business ou nos meios de comunicação social.

14. Deixe o Seu Pessoal Gerir o Seu Próprio Horário

Desde a organização de turnos até ao conhecimento das suas características que podem afectar o timing, é importante envolver o seu pessoal. Isto é verdade em qualquer negócio ou indústria, mas especialmente para a gestão em salões de cabeleireiro.

As competências das pessoas são uma parte essencial da boa gestão e pode poupar muito tempo e stress (assim como obter feedback valioso e gratuito) se se mantiver unido ao seu pessoal do salão de beleza e trabalhar em conjunto na calendarização.

Será muito mais fácil apontar conflitos de horários e conseguir que as pessoas concordem em trabalhar em turnos diferentes se estiver a fazer o planeamento como um grupo.

15. Programe o Seu Pessoal de Acordo com o Footfall do Cliente

Ao planear o calendário do seu pessoal tenha sempre em mente a hora do dia, o dia da semana, e a estação.

Faça a hora mais ocupada do dia totalmente coberta, mantenha as pausas ao mínimo, pode compensar isso durante o tempo lento para que não sobrecarregue ninguém.

O mesmo se aplica às épocas ocupadas e lentas, que precisam de ser planeadas com antecedência e bem comunicadas ao seu pessoal.

16. Trem de Travessia do Seu Pessoal

Uma estratégia importante de gestão empresarial é simplesmente a formação de jairstylists para fazer múltiplos trabalhos.

Os deveres de uma recepcionista podem ser unidos com outros trabalhos administrativos como processar pagamentos e actualizar o website em linha e os meios de comunicação social dos salões quando não estão ocupados com reservas.

Com o salão de cabeleireiro, a marcação de marcações online, a recepção e as tarefas de limpeza podem até ser integradas nas funções de outros membros do pessoal, especialmente durante o tempo de inactividade ou tempo livre. O software de marcação pode ajudá-lo a identificar estes tempos mais lentos utilizando a sua aplicação de calendário de beleza e unhas do salão e agendar menos pessoas em conformidade.

17. Gerir o Seu Poço de Rotina de Serviço

É necessário certificar-se de que as marcações dos clientes começam e terminam a tempo.

O primeiro passo começa com a pontualidade. Depois é importante que planeie o tempo para completar bem os serviços do seu salão de cabeleireiro. Leve o seu tempo, use a sua experiência e prepare-se para o sucesso.

Certifique-se de que não arrasta um compromisso para outro através de demasiadas lacunas ou pausas não planeadas. Por vezes, quando os seus clientes chegam mesmo atrasados, ofereça-lhes outro serviço que não terá impacto nos seus próximos compromissos.

18. Aceitar Pagamento Online

Os sistemas eficientes de pontos de venda ou POS estão integrados no software de cabeleireiro e trabalharão em conjunto para minimizar o desperdício de tempo, deixando-o livre para se concentrar na gestão do seu negócio.

Algumas das formas que o sistema POS de salão de cabeleireiro irá acelerar o processo de checkout são através da utilização de opções que permitem aos clientes guardar as informações do seu cartão e pagar rapidamente utilizando o aplicativo do salão ou através de pagamentos online pelo preço total no momento da reserva. Isto irá criar uma experiência muito conveniente tanto para o seu pessoal como para os clientes.

Pode também solicitar pagamentos de depósito ou pré-pagamentos, ou pedir aos seus clientes que forneçam os detalhes do seu cartão de crédito durante a reserva online e cobrar automaticamente taxas de cancelamento atrasadas. Desta forma, uma lacuna de última hora no calendário do salão de cabeleireiro custar-lhe-á a perda de receitas.

19. Fazer Revisões Diárias do Calendário

Marque uma hora todas as manhãs e durante o dia e reveja o calendário do seu salão de beleza. Conhecer a sua agenda, juntamente com o tipo de compromissos reservados, ajudará a preparar-se para qualquer coisa inesperada.

Haverá sempre casos como este:

• Marcação de uma hora para uma hora longa de estilista;
• Marcações mais longas do que o previsto;
• Os clientes estão atrasados ou faltam à hora marcada;
• Conflitos de marcação;
• Pequenas lacunas no calendário para preencher, etc.

Estes são riscos comuns de marcação que enfrentará no seu salão de cabeleireiro e a melhor maneira de os resolver é agir o mais rapidamente possível.

Não perca o nosso posto sobre o Calendário de Marketing do Salão.

Conclusão

Não é fácil gerir um salão de cabeleireiro movimentado e equilibrar as necessidades do seu pessoal com os horários de cada cliente. Se o seu sistema de agendamento lhe parecer um castelo de cartas que precisa de equilibrar e ajustar o tempo todo, então considere a utilização de uma aplicação de agendamento de salão.

Juntamente com as outras estratégias que mencionámos, o software de calendário de salão de cabeleireiro combinado com um pouco de planeamento pode libertar muito do seu tempo valioso e da sua equipa. Depois, pode voltar a fazer o que mais gosta.