Guia de Gestão do Inventário do Salão de Cabeleireiro

A gestão de stocks de cabeleireiros é parte integrante da gestão de um negócio de cabeleireiros. Se as vendas a retalho forem processadas e acompanhadas com os métodos correctos, pode ajudar a melhorar os lucros do seu salão de cabeleireiro.

Para além dos custos de pessoal, aluguer e serviços públicos, o stock ou stock será provavelmente a próxima maior despesa comercial do seu salão de cabeleireiro.

Assim, para tornar a sua vida mais fácil, descobrimos alguns dos elementos-chave que precisa de conhecer relativamente à gestão do stock do salão de cabeleireiro.

Ligações Rápidas de Capítulo

1. Porque é Que a Gestão de Stocks é Tão Importante?
2. 7 Benefícios da Gestão de Estoque de Salão de Cabeleireiro
3. Conclusão

Porque é Que a Gestão de Stocks é Tão Importante?

O stock de salões de cabeleireiro representa dinheiro que está a ser bloqueado no seu negócio e isto pode causar sérios problemas de fluxo de caixa se não for gerido correctamente, o que resulta numa das maiores razões pelas quais os salões de cabeleireiro falham de acordo com a investigação da Associação de Pequenas Empresas da América.

Então, precisa de acertar? Não?

Mais importante ainda, ter um sistema de controlo de stock de salões de cabeleireiro em funcionamento, quer utilizando uma folha de cálculo ou um software de stock de salões de cabeleireiro, permitir-lhe-á gerir correctamente os níveis de stock dos seus produtos de retalho e de barras traseiras pode ajudar a melhorar a qualidade da experiência dos clientes do seu salão de cabeleireiro.

Não há nada pior para um cliente quando o seu produto favorito está fora de stock ou quando os produtos que fazem parte de um serviço não estão disponíveis.

Gostaria de ser o membro do pessoal para dar a conhecer as más notícias?

Provavelmente não!

Certamente compensa saber como gerir eficazmente o seu stock para minimizar o risco relativo a estas áreas críticas.

7 Benefícios da Gestão de Estoque de Salão de Cabeleireiro

• Melhora o Fluxo de Caixa das Empresas
• Melhora os Lucros
• Melhorar a Experiência do Cliente
• Melhora o Processo de Encomenda
• Reduz o Encolhimento
• Reduz o Excesso de Stock
• Poupa Tempo

Não Adivinhe na Gestão de Estoque de Cabelo

Decidir quando fazer uma encomenda com fornecedores e manter bons níveis de stock num salão de cabeleireiro não deve ser um trabalho de adivinhação.

Uma gestão eficaz do stock de salões de cabeleireiro consiste numa combinação contínua de verificação das listas de stock de salões de cabeleireiro e de uma calendarização cuidadosa das encomendas.

Estará plenamente consciente dos seus produtos mais estabelecidos com as suas tendências e volumes de vendas previsíveis. Mas poderá ter um novo produto com um desempenho de vendas desconhecido.

Independentemente de se preocupar com o fornecimento de barras traseiras ou com o fornecimento a retalho, poderá utilizar a gestão de stocks para ajudar a garantir o crescimento rentável do seu negócio.

Vários fornecedores de software de gestão de stock de cabelo em linha automatizam o controlo de stock e reordenam automaticamente para uma melhor gestão de encomendas.

Gerir o Fluxo de Caixa Através do Rastreio do Stock do Salão de Cabeleireiro

Qualquer empresário de sucesso sabe que o dinheiro é rei e essencial para qualquer negócio.

É importante ter em funcionamento sistemas e processos de gestão de stocks de cabeleireiro para garantir que tem dinheiro suficiente na sua conta bancária no final do mês, mas ainda tem fornecimentos suficientes para durar até à próxima entrega.

Dicas de Stock para Melhorar o Fluxo de Caixa

• Mantenha a sua barra traseira e os fornecimentos a retalho separados, a fim de acompanhar com precisão os custos como percentagem das vendas e descobrir quais são os seus lucros líquidos.
• Encomende uma quantidade mais restrita com base nos dados dos seus relatórios de stock para reduzir os custos de armazenamento e de desperdício.
• Monitorize os movimentos individuais dos itens com dados da ferramenta de stock do seu salão de cabeleireiro (ou seja, folha de cálculo, lista ou software) para manter actualizados os níveis mínimos e máximos de stock.
• Gerir o seu Custo dos Produtos Vendidos (frequentemente referido como COGS). Isto pode cobrir diferentes custos variáveis mas geralmente cobre os custos de compra, custos de conversão e outros custos incorridos para levar os inventários ao seu local actual e armazenamento.
• Monitorizar os movimentos frequentemente para estar no topo dos níveis de abastecimento, não quer ficar sem um produto popular estabelecido ou com excesso de stock num produto novo não testado.

Estabeleça os Seus Objectivos para Gerir o Stock do Salão de Cabeleireiro

É essencial que estabeleça metas para si próprio, bem como para a sua equipa, para dirigir esforços no sentido de alcançar os seus objectivos no que diz respeito à gestão do stock de cabeleireiros.

Como conhece os objectivos se não estabelecer metas?

Ideias para a gestão de stocks de salões de cabeleireiro

• Perda/encolhimento de stock alvo
• O custo máximo do stock em percentagem das receitas
• Níveis mínimos de existências
• Objectivos de lucro bruto
• Custo dos bens vendidos
• Tipos de categoria máxima
• Número máximo de marcas
• Tempo máximo para manter o stock antes do desconto
• Desconto máximo por produto
• Segurança do armazenamento do produto
• Utilização do produto para barra traseira
• Número de produtos esgotados por mês
• Transferência de bens entre locais, se for um negócio com vários locais
• Controlo entre o armazém e o salão de cabeleireiro ou a área de retalho do spa

O Que Incluir para a Gestão de Stock de Salões de Cabeleireiro?

É muitas vezes a pergunta de muitos proprietários e gestores de salões de cabeleireiro sobre que itens dentro de um salão de cabeleireiro incluir na lista de artigos em stock de salões de cabeleireiro.

Acreditamos que todos os itens que o ajudam a fornecer um serviço aos seus clientes devem ser incluídos e rastreados.

Basicamente, qualquer coisa que se mova (incluindo fora da porta do seu salão de cabeleireiro) ou que precise de ser reordenada, deve ser incluída.

Eis uma perda do que pode ser incluído no seu stock de salões de cabeleireiro:

• Produtos de Retalho
• Produtos da Barra Traseira
• Produtos de Limpeza
• Toalhas ou Robes
• Outros Produtos que Apoiam Operações

Que Dados de Stock Precisa de Registar?

Para facilitar a sua vida e a da sua equipa, é sempre melhor começar da forma correcta e isto inclui a captura de todas as informações correctas sobre o produto e o distribuidor.

Dependendo da dimensão do seu negócio, cabe a si decidir o que incluir em qualquer folha de cálculo ou lista de stock.

Lembre-se de que um dos principais benefícios da gestão de stocks de salões de cabeleireiro é poupar tempo.

Por isso, estabeleça as bases certas para que o processo funcione eficazmente. Aqui estão alguns dados de stock que deve incluir:

• O seu número de referência
• SKU / Código de barras
• Distribuidor / Atacadista
• Marca
• Nome do produto
• Descrição do produto
• Nível mínimo de stock
• Preço de venda por atacado
• Nível Fiscal
• Preço de retalho
• Valor total em stock
• Volume de reordenação
• Localização do stock
• Data de validade do produto

Defina o Uso do Stock no Seu Salão de Cabeleireiro

Muitas vezes pode tornar-se difícil localizar artigos de stock específicos depois de terem sido colocados em barras traseiras, salas de tratamento, ou para venda a retalho no chão do salão de cabeleireiro.

Encorajar os empregados a reportar a quantidade de produtos que utilizam para diferentes tratamentos, para que estes dados possam ser guardados por algumas soluções de software de salão de cabeleireiro. O software pode então gerar relatórios sobre os custos de material para cada tratamento e sugerir mais quando os produtos das barras traseiras devem ser reordenados.

Por exemplo, quantos champôs, em média, receberá de um frasco de champô de 34oz / 1 litro?

Se o seu software de gestão de salão de cabeleireiro permitir o rastreio da utilização comercial, permitir-lhe-á saber quanto de cada produto pode esperar ter a qualquer minuto.

Tudo o que tem de fazer é introduzir a frequência com que cada tipo de tratamento é oferecido para obter resultados precisos a uma fracção de um frasco.

Embora reconheçamos que estes podem não ser os níveis precisos como utilização real (geralmente não se desviando mais do que 2-10%), é uma referência útil a utilizar quando se decide quando encomendar novos fornecimentos.

Usar Folhas de Inventário de Cabeleireiro para Decidir Quanto Encomendar

Para além de saber quando encomendar, os gerentes de cabeleireiros têm normalmente a tarefa de decidir que tipo de produtos encomendar e em que quantidades encomendar.

Pode tirar partido da função de rastreio de stock do salão de cabeleireiro disponível no software do salão de cabeleireiro. Considere o seguinte fluxo de trabalho para permitir que o sistema de stock de cor do salão de cabeleireiro rastreie os fornecimentos com base nos produtos entregues ao salão de cabeleireiro:

• Fazer pedidos de compra , o gestor deverá ter acesso a informações tais como vendas e entregas de produtos. O gestor pode identificar quanto do que encomendar e agrupar as encomendas por vendedor.
• Aprovar ordens de compra , as ordens de compra proporcionam total transparência ao gestor financeiro ou ao proprietário do salão de cabeleireiro. Podem então rever e aprovar as encomendas com essa informação.
• Use ordens de compra para verificar as entregas , quando o fornecedor entrega os seus fornecimentos, o gestor pode verificar se as quantidades ricas dos produtos certos são entregues, e depois actualizar os registos.

Diferentes Formas de Controlar o Stock do Seu Salão de Cabeleireiro

Tradicionalmente, o rastreio de stock e a definição de objectivos é feito através de uma lista de stock de salão de cabeleireiro ou uma folha de cálculo de stock de salão de cabeleireiro, que é uma forma fácil de Com o software de stock, os gestores podem ver os dados que são automaticamente registados pelo sistema e gerar relatórios rápidos e fáceis. Os sistemas informáticos podem também seguir os produtos que estão próximos da sua data de validade, bem como informar o gestor sobre quais os produtos com taxas de rotação mais baixas.

Software de Stock para Salões de Cabeleireiro

Muitas soluções de software de gestão de salões de cabeleireiro têm uma aplicação de stock de salões de cabeleireiro que lhe permite ter visibilidade do seu stock e que lhe permite realizar relatórios em qualquer altura.

Um gestor de salão de cabeleireiro eficaz deve procurar um software de gestão de stock bem arredondado que lhe ofereça:

• Acesso a níveis de stock em tempo real
• Deve ser baseado na web e na nuvem
• Ponto de venda a retalho para facilitar a gestão do stock a retalho
• Capacidade de leitura de códigos de barras
• Esgotamento do stock do projecto com base numa gama de combinações de serviços
• Compará-lo com os níveis de stock fisicamente auditados
• Relembrar os gestores de salões de cabeleireiro para encomendar produtos quando os stocks estiverem quase esgotados
• Sugere a encomenda de produtos a níveis adequados para reduzir o espaço de armazenamento, mas assegura a disponibilidade
• Gera relatórios com conclusões accionáveis para que os donos de cabeleireiros possam tomar decisões eficazes
• Integra-se com software de contabilidade, tal como Quickbooks ou Xero

Folha de Cálculo de Stock de Cabeleireiro

Esta é a próxima melhor coisa a usar o software de salão de cabeleireiro dentro do seu salão de cabeleireiro e permite-lhe acompanhar electronicamente os seus níveis de stock.

Uma das melhores coisas é carregar a folha de cálculo do seu salão de cabeleireiro para o Google Sheets, uma vez que esta lhe disponibiliza onde quer que esteja.

Lista de Stock de Salões de Cabeleireiro

Esta é provavelmente uma das formas menos infecciosas de gerir o stock de cabeleireiros, uma vez que não é possível automatizar nenhum dos processos.

Se estiver a começar, então a utilização de um modelo de lista de stock de salão de cabeleireiro (por vezes chamado folha de contagem de stock de salão de cabeleireiro) é uma boa maneira de começar. Permite-lhe compreender facilmente o que precisa de medir dentro do seu salão de cabeleireiro.

O software pode desenvolver um relatório e dar-lhe uma recomendação.

Permitir-lhe-á saber a que intervalos deve encomendar para optimizar os custos de entrega e cumprir os requisitos mínimos de encomenda. Poderá mesmo rastrear a utilização de fornecimentos por serviço que podem quebrar o esgotamento do stock até fracções de uma garrafa.

A longo prazo, decidir em que dia da semana é que uma encomenda importa. Os gestores podem até optar por utilizar a função de alerta de stock ou ser lembrados regularmente sobre quando encomendar.

A função de alerta de stock torna-o consciente de qualquer situação iminente de baixo stock. Pode utilizar esta informação para encomendar a tempo antes que se esgote completamente. Se um salão de cabeleireiro estiver normalmente ocupado, digamos, durante os fins-de-semana, poderá querer que o sistema o recorde de encomendar numa segunda ou terça-feira para garantir que o envio chega no dia útil seguinte.

Os salões de cabeleireiro com múltiplas localizações são aconselhados a manter cada filial uma entidade separada, para que o stock possa ser transferido, se necessário.

Lembre-se de definir um orçamento antes de encomendar quaisquer produtos aos fornecedores. Ter stock suficiente para servir os seus clientes significa que pode aproveitar todas as oportunidades para fornecer serviços. Mas um stock excessivo pode também representar custos mais elevados em termos de armazenamento.

Rastreio de Encolhimento no Seu Salão de Cabeleireiro

A perda de stock é um problema sério e pode representar lucros cessantes. É por isso que é importante ser capaz de rastrear e reduzir a retracção.

Fraude, dano, roubo, expiração, ou obsolescência dos bens podem levar à retracção. Embora seja impossível reduzir a perda de stock a zero, podem ser tomadas medidas para aliviar a situação.

Ao encomendar a quantidade apropriada de produtos a intervalos regulares, é possível reduzir o encolhimento. A expiração do produto é frequentemente o resultado de encomendar demasiado stock a intervalos irregulares. Pode usar métodos de rastreio de stock no software de salão de cabeleireiro para ajudar a encomendar as quantidades certas.

Os envios precisam de ser minuciosamente verificados quanto a danos ou produtos em falta.

Os prazos de encomenda com horários menos ocupados da semana permitem-lhe verificar cuidadosamente todas as entregas recebidas antes de as aceitar. Normalmente, se um produto for danificado, o fornecedor terá todo o prazer em substituí-lo no próximo envio. Se apenas a embalagem estiver danificada, poderá pensar em utilizá-la como item de barra traseira ou marcá-la a preços promocionais.

O desperdício ocorre normalmente através de maus hábitos dos funcionários.

Lembre-se de verificar a utilização projectada no software com a utilização real ao auditar para ver se existem grandes diferenças nos números. A reciclagem adicional do pessoal pode ser necessária se esta situação persistir no seu salão de cabeleireiro.

Quando Auditar o Seu Salão de Cabeleireiro

Os salões de cabeleireiro devem realizar auditorias regulares mesmo quando o software de gestão de stocks de salões de cabeleireiro estiver em funcionamento. Os salões de cabeleireiro com elevadas vendas a retalho e uma elevada taxa de rotação de stocks deveriam fazê-lo mensalmente, mas os salões de cabeleireiro mais pequenos deveriam estar bem com uma auditoria trimestral ou bianual dos stocks. O objectivo deste exercício é assegurar que quaisquer discrepâncias na lista real de produtos de salões de cabeleireiro são reconciliadas com os dados do software.

Normalmente, dois ou mais empregados de salão de cabeleireiro contam o stock físico no salão de cabeleireiro. Em seguida, trocam as contagens e confrontam-nas umas com as outras para garantir a sua total exactidão. Por vezes, uma discrepância pode ser devida a um erro humano na contagem ou digitalização de produtos, pelo que é sempre sensato estabelecer uma tolerância de 2% para quaisquer diferenças entre a contagem e o registo do software.

Usar o Sistema de Estoque de Cabelo para Monitorizar as Voltas do Estoque

A rotação de stocks é a frequência com que os fornecimentos se esgotam ou se reabastecem. É o elo crucial para compreender a relação entre o lucro a retalho e os custos do stock. O número de rotações de stock é normalmente calculado numa base anual, mas alguns salões de cabeleireiro com maiores frequências de venda podem escolher intervalos mais curtos.

Uma maior taxa de rotação de stock significa que um determinado produto está a ser vendido frequentemente e é mais saudável para o seu fluxo de caixa. Poderá querer encomendar estes produtos em maiores quantidades em intervalos mais longos para agregar os custos de envio. O software de stock pode usar modelos de stock de salão de cabeleireiro para decidir quando encomendar que produtos e que quantidades com base na frequência de rotação de stock.

Aplicações de Stock de Salão de Cabeleireiro

Proporcionar ao seu pessoal uma formação adequada em gestão de stocks e fornecimentos. Certifique-se de que sabem interpretar e usar ferramentas de software, tais como folhas de inventário de cor de cabelo, formulários de inventário de salões de cabeleireiro e listas de inventário de salões de beleza. A manutenção de uma hierarquia adequada de pedidos de compra é fundamental para eliminar a duplicação de esforços. Se dois ou mais membros do pessoal forem designados para monitorizar o mesmo produto, isso pode resultar em encomendas duplicadas, causando desperdício e confusão.

Conceber o sistema de supervisão do stock de modo a que seja rigoroso mas transparente. É preciso ser capaz de controlar e limitar a perda devida a roubo ou descuido de funcionários, mas também ser capaz de controlar as vendas e o uso profissional dos fornecimentos.

Ter a Ajuda dos Fornecedores no Controlo do Stock do Salão de Cabeleireiro

Limitar o seu salão de cabeleireiro a apenas algumas linhas de produtos profissionais, especialmente quando está a abrir um novo salão de cabeleireiro, pode ajudá-lo a construir uma relação saudável com os seus fornecedores. Normalmente, os fornecedores estão dispostos a ajudá-lo com a publicidade na loja, especialmente se tiver em stock os seus mais recentes produtos. Construa uma forte rede de fornecedores e trabalhe para uma oferta simbiótica de produtos.

Os clientes confiam frequentemente nos seus conhecimentos profissionais quando um produto novo é lançado fora da linha de produção. Dê-lhes conselhos sobre como utilizar esses novos produtos e dê-lhes informações sobre os produtos mais recentes disponíveis. Vale a pena fornecer ofertas promocionais para dar aos clientes um incentivo para experimentarem o novo produto.

Alguns tipos de produtos poderiam ser específicos para determinadas épocas do ano e apresentar ciclos sazonais. Assegure-se de que tem stock suficiente antes das épocas altas e trabalhe com os fornecedores para ver se estão dispostos a retirar o excesso de stock após o fim da época para evitar o desperdício de produtos que expiram.

Em alguns produtos, certos compostos químicos são sensíveis a mudanças de temperatura. Os proprietários de salões de cabeleireiro devem ser lembrados de que certas regiões podem ver condições meteorológicas adversas no Inverno. Tempos de expedição extensivos podem arruinar alguns produtos sob estas condições meteorológicas. Poderia ser útil armazenar para o Inverno antes da chegada da frente fria e os gestores podem usar sistemas de gestão de stocks de cabeleireiros para prever quanto armazenar para a próxima estação do Inverno.

Como Exibir o Stock do Salão de Cabeleireiro

É importante usar folhas de cálculo de stock de cabeleireiro para manter o controlo dos abastecimentos e manter as prateleiras cheias. Os clientes são muito mais propensos a comprar produtos numa prateleira cheia. Certifique-se de que os produtos são colocados na parte da frente da prateleira e iluminados de forma brilhante para atrair os clientes que entram. Aqui estão algumas dicas para optimizar o espaço da prateleira.

Tenha produtos suficientes para estocar completamente as prateleiras, mas não tanto que isso esmague o seu fluxo de caixa. Limite-se a 2 ou 3 linhas de produtos profissionais para observar os padrões de compra. Designe um membro do pessoal para trabalhar como representante de vendas e ser responsável pela gestão do stock a retalho.

A sua recomendação aos clientes como profissional de cabelo é a ferramenta de marketing mais persuasiva na loja, não estoque marcas só porque são bem conhecidas.

Trabalhe com empresas que estejam dispostas a aceitar produtos se não venderem, certifique-se de que o seu dinheiro pode fluir no seu fluxo de caixa.

Outro problema com a colocação de produtos é o roubo. Pode querer colocar produtos mais caros na parte de trás da loja, onde o pessoal pode supervisioná-la e ter câmaras de segurança na frente onde normalmente ocorrem furtos em lojas. Encoraje o seu pessoal a oferecer assistência aos compradores para dissuadir actividades suspeitas.

Dicas de Gestão de Estoque de Cabelo Final Dicas a Lembrar

• Auditar os níveis de stock a intervalos regulares e descobrir se existem discrepâncias entre o stock físico e a utilização prevista
• Gerir o espaço de armazenamento, não sobrecarregando lentamente os produtos e não armazenando artigos populares
• Saber quanto dos produtos que estão armazenados num determinado momento, esta regra evita o desperdício
• Use o software de stock de salão de cabeleireiro para prever quanto stock necessitará para encomendar e manter algum stock em caso de atrasos na entrega
• Descobrir quais são as datas de validade dos produtos e apenas armazenar o que for necessário para evitar encolhimento
• Construa uma forte rede de fornecedores e tire partido da sua relação para garantir ofertas a preços mais baixos
• Escolha o processo ou sistema certo para o seu salão de cabeleireiro, para o ajudar no controlo do seu stock

Conclusão

O rastreio e gestão de stocks de salões de cabeleireiro é um importante centro de custos na gestão de um negócio de cabelo e beleza. É importante poder estar a par das últimas tendências de vendas e movimentos de produtos para se certificar de que se encomenda a quantidade certa de stock. Enquanto algumas destas dicas podem levar a resultados imediatos, outras podem levar tempo a mostrar os benefícios da redução de custos.

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